Salas de datos virtuales se crean como respuesta a las necesidades de trabajar con acciones de M&A (fusión y adquisición), que son el tipo de operaciones cuando se pasa el derecho de comprar la compañía o una de sus partes. El hecho necesita trabajar con grandes cantidades de ficheros y archivos, lo que es más fácil de manejar en el espacio virtual. Para ello aparecen las salas de datos virtuales.
Si se necesitaba sacar unas copias de los documentos, se debía pedir acceso por escrito. Es de extrema importancia vigilar que los archivos privados no desaparezcan o lleguen a parar a manos de unas terceras personas. Antes no existía la posibilidad de trabajar con los ficheros requeridos en la red, los clientes y socios potenciales necesitaban trasladarse hasta las oficinas de la empresa vendedora, la cual permitía el acceso a la información que hacía falta. El uso de una sala de datos virtual gracias a sus ventajas adelanta otras herramientas en todos los proveedor de sala de datos virtual conceptos relevantes. Lo que era aún más complicado de cumplir, era la seguridad, ya que los documentos eran de fácil acceso. La incomodidad de este caso es obvia: se debe mandar un trabajador de la empresa a otra ciudad, hasta a un otro país y pagarle los gastos del viaje. Por su parte, el vendedor necesitaba alquilar un espacio para almacenar los ficheros, ya que se trataba de grandes cantidades de archivos.
Una sala de datos virtual es una plataforma de internet cómodamente organizada, que permite cumplir con privacidad de alto nivel y que dispone de muchos especialistas en el servicio de salas de datos. Hoy en día esta manera de trabajar con la información ya se ha hecho cosa del pasado. Salas virtuales se crearon como una solución cómoda a mayores necesidades de las organizaciones. El funcionamiento de una sala de datos virtual posibilita el proceso de trabajo simultáneo con más empresas socias, que multiplica las probabilidades de éxito en el mercado. Los archivos están bien clasificados de acuerdo con las categorias que se asignan. Como conceptos principales en estas salas de datos virtuales, podemos nombrar comodidad y seguridad.
Los dos andan muy juntos, ya que cuando se empieza el trabajo con una sala virtual, los derechos de entrada se da sólo a el personal autorizado, que se puede cambiar o redactar, página por página. Si piensa de una sala de datos como algo liado y muy especializado, puede relajarse, ya que este instrumento virtual se adapta a las necesidades del que la contrata. El interfaz suele ser bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Los líderes del sector suelen ofrecersoluciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al presupuesto, pero también en las opciones, la funcionalidad, acceso, organización. Y, claro, a todas horas puede contar con la ayuda de un asistente para qualquier problema que puede aparecer. Se puede definir restricción por horas o IP, algunas empresas ofrecen incluso varios niveles de acceso, así que puede estar tranquilo de que sus datos no irán a parar en manos no indeseadas.
Según los datos de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se utilizan más frecuentemente en las siguientes acciones que requieren proteger la información confidencial:
Está claro que puede seguir utilizando una sala da datos tradicional, pero en el mundo industrial y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos desarrollos tecnológicos que garantizan comodidad, seguridad, soluciones configuradas para los clientes y que facilitan de manera notable el manejo de informes y trabajo con los datos más importantes.